Apa yang dimaksud dengan fixed asset tracking? Bagaimana cara kerja fixed asset tracking? Simak selengkapnya dalam artikel ini!
Setiap perusahaan, baik bisnis maupun perusahaan non-profit, membutuhkan aset untuk bisa berfungsi dan beroperasi dengan baik. Penting untuk mempertahankan aset apa pun yang dimiliki oleh perusahaan—termasuk fixed asset—dalam kondisi terbaik. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan return optimal atas investasi Anda pada aset tersebut. Ini bisa dilakukan lewat pengelolaan fixed asset.
Tracking merupakan bagian yang sangat penting dalam pengelolaan fixed asset. Untuk mengetahui lebih jauh apa itu fixed asset, bagaimana cara kerja, dan manfaatnya, simak penjelasannya dalam artikel ini!
Pengertian Fixed Asset Tracking
Fixed asset tracking merujuk kepada metode atau cara yang dilakukan untuk melacak item-item tertentu pada fixed asset Anda. Dengan tracking ini, Anda bisa membuktikan keberadaan setiap aset. Ini akan memberi Anda sejumlah informasi penting antara lain:
- Di mana lokasi setiap fixed asset saat ini?
- Bagaimana kondisi fixed asset Anda saat ini?
- Bagaimana alokasi fixed asset ke setiap karyawan? Apakah Anda mengetahui siapa yang menggunakannya?
- Bagaimana status fixed asset Anda saat ini? Apakah sedang digunakan, tidak digunakan, atau justru dalam perbaikan?
- Fixed asset mana yang memerlukan perawatan?
- Fixed asset mana yang sudah tidak ditemukan atau hilang ?
Lewat tracking fixed asset yang tepat, Anda bisa mengambil keputusan strategis yang lebih baik.
Metode dan Teknologi dalam Fixed Asset Tracking
Dalam fixed asset tracking, teknologi yang biasanya digunakan adalah Auto ID (Auto Identification). Ada juga yang menyebutnya AIDC (Automatic Identification Data Capture). Apa saja yang termasuk dalam teknologi ini?
Barcode Labelling (Pelabelan dengan Barcode)
Barcode banyak digunakan oleh pengusaha ritel, tetapi sangat bermanfaat juga untuk melacak aset. Dalam metode ini, satu set garis hitam dan putih akan dipindai dengan menggunakan alat scanner genggam (bisa diganti dengan smartphone).
Cara ini dikenal lebih hemat biaya dibanding cara lainnya dan cocok dipakai jika Anda tidak membutuhkan terlalu banyak data untuk disimpan. Untuk pembahasan lebih mendalam mengenai penggunaan barcode, Anda bisa membaca artikelnya di sini.
QR Code
QR code bisa memudahkan pelacakan aset. Anda bisa membuat kumpulan kode khusus yang masing-masing mampu menyimpan sejumlah besar data. Data-data ini termasuk tanggal pembuatan, ID unik, lokasi yang diketahui, dan lain sebagainya.
QR code pada dasarnya bisa membantu Anda mengidentifikasi aset individual, membuatnya lebih mudah untuk dilacak. QR code juga memungkinkan proses penyetokan ulang secara lebih efektif dan sederhana.
RFID Tagging
RFID atau Radio Frequency Identification tracking dilakukan dengan menggunakan gelombang radio. Gelombang radio kemudian mengirimkan daya yang sudah dienkripsi secara digital.
Objek yang akan dilacak memiliki tag atau tanda yang bisa dibaca oleh perangkat yang menangkap sinyalnya. RFID lebih besar dan membutuhkan biaya yang lebih besar daripada barcode. Namun, tingkat keamanan yang diberikan jauh lebih besar sehingga cocok digunakan untuk fixed asset yang bernilai tinggi.
RFID banyak digunakan dalam industri perhotelan, perawatan kesehatan, taman hiburan, dan industri pariwisata lainnya. Untuk memahami lebih jauh mengenai RFID, Anda bisa membacanya dalam artikel ini.
BLE/GPS
GPS biasa kita gunakan di peta. Dalam fixed asset tracking, GPS membantu kita untuk melindungi aset dari pencurian dan juga membantu pihak ketiga seperti klien, vendor, atau kontraktor untuk menemukan aset tertentu.
Selain GPS, BLE atau Bluetooth Low Energy juga makin banyak dipakai untuk melacak aset. BLE menyiarkan beacon (sinyal pandu) yang memfasilitasi komunikasi antar perangkat. Jika Anda lebih membutuhkan perangkat dengan kapasitas baterai yang lebih tinggi ketimbang kemampuan mentransfer banyak data, BLE sangat direkomendasikan.
NFC Tagging
NFC dikenal secara luas karena digunakan untuk pembayaran di berbagai belahan dunia. NFC juga dapat dimanfaatkan untuk fixed asset tracking karena memiliki kecepatan yang baik, keamanan mumpuni, dan efisien. Namun, perlu diketahui bahwa dari segi harga, NFC tagging memang lebih mahal daripada metode pelacakan aset lainnya.
Cara Kerja Fixed Asset Tracking
Di antara berbagai metode fixed asset tracking, barcode dan RFID adalah yang paling umum digunakan. Bagaimana cara kerja keduanya? Mari kita bahas dalam uraian berikut ini!
Fixed Asset Tracking dengan Barcode
Ketika Anda melakukan tracking terhadap fixed asset Anda dengan menggunakan barcode, artinya Anda akan memberikan identitas kepada setiap aset. Identitas ini akan dicetak dalam bentuk label barcode untuk ditempelkan ke fisik aset.
Identitas
Apa saja identitasnya? Biasanya, identitas berbentuk nomor ID yang terdiri dari karakter angka dan huruf atau campuran keduanya. Nomor atau kode ID ini kemudian dikonversikan menjadi barcode. Apakah nomor ID ini memiliki arti? Bisa saja ada artinya, tetapi mungkin juga hanya sebuah angka yang urut/running number tanpa memiliki arti apa-apa.
Format
Format identitas untuk barcode ini bebas. Anda bisa memberikan jumlah karakter tanpa batas. Misalnya, “AB12345-6789-0”. Hal terpenting yang perlu diingat adalah kode tersebut sifatnya unik. Artinya, setiap item yang akan diberi identitas akan mendapatkan kode yang berbeda satu sama lain. Bahkan, untuk barang yang jenisnya sama sekalipun, kodenya harus berbeda.
Jika Anda pernah melihat serial number pada produk elektronik, seperti itulah kira-kira cara pemberian identitas yang dilakukan. Jadi, meskipun aset itu sama-sama berupa alat produksi, misalnya, unit berbeda membutuhkan penamaan yang berbeda.
Contoh
Misalnya, Anda memiliki fixed asset berupa 10 unit laptop Dell Inspiron 5437 dengan spesifikasi dan tipe yang sama persis. Masing-masing laptop tetap akan diberi kode ID dengan nomor berbeda-beda, meskipun secara teknis sebenarnya semua laptop itu sama saja. Cara kerjanya mirip dengan penomoran dalam serial number.
Hal yang sering menjadi pertanyaan: kenapa identitas fixed asset tersebut tidak menggunakan namanya saja karena setiap item punya nama dan deskripsi masing-masing? Ini memang bisa dilakukan, tetapi akan lebih rapi jika kode dibuat secara khusus dengan menggunakan karakter huruf atau angka. Ini akan membuat daftarnya menjadi rapi dan terurut pada spreadsheet.
Selain itu, kode ID itu nantinya tetap akan dikonversi menjadi barcode sehingga yang bisa mengenali dan membacanya adalah barcode scanner.
Setelah masing-masing barcode yang sudah berisi kode ditempelkan ke setiap item, sistem akan mengenalinya setiap fixed asset kapan pun Anda membutuhkan identifikasi. Cukup dengan menggunakan barcode scanner yang sudah terhubung ke aplikasi fixed asset tracking untuk memindai, maka proses tracking bisa langsung dilakukan. Selain melacak, aplikasi fixed asset tracking juga biasanya berfungsi sebagai media pencatat sekaligus penghitung nilai depresiasi.
Fixed Asset Tracking dengan RFID
RFID memiliki cara kerja yang mirip dengan barcode. Hanya saja pada RFID, barcode diganti dengan tag atau label RFID. Konsep pemberian identitas dalam bentuk kode ID tetap sama. Hanya saja saat penelusuran dan identifikasi akan menggunakan barcode scanner yang memiliki modul RFID atau menggunakan RFID receiver.
Di antara kedua teknologi ini, RFID memiliki cara kerja lebih cepat dari pada barcode tetapi sedikit mahal dalam implementasinya.
Dengan menjalankan sistem fixed asset tracking ini, syarat audit laporan keuangan atas daftar fixed asset yang dimiliki oleh sebuah perusahaan dapat terpenuhi.
VemaFATS sebagai software management dan tracking untuk fixed asset siap membantu Anda mengelola dan memantau aset di mana saja Anda berada. Coba software kami di sini!