Apa Itu Inventaris Aset dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Setelah kemarin kita membahas apa itu stock opname, sekarang kita akan membahas apa itu inventaris aset dan manfaatnya bagi perusahaan. Harus diakui aktivitas inventaris aset adalah bukan hal yang mudah.

Terlebih jika fixed asset tersebut tergolongan sebagai aset fast moving atau aset dengan pergerakan yang cepat. Seperti berpindah lokasi, departemen, person in charge, cabang dan lain lain.

Inventaris aset akan lebih lama dilakukan jika pencatatan yang dimiliki tidak up to date dengan keadaan fixed asset.

Hal tersebut akan berdampak pada sulitnya mencocokan antara data fixed asset dengan seluruh aset yang dimiliki oleh perusahaan.

Inventarisasi aset wajib dilakukan. Terlebih lagi jika perusahaan tersebut ingin mencari investor atau IPO Public, maka perusahaan tersebut wajib melaporkan secara real aset – aset yang mereka miliki.

Lalu Apa itu inventarisasi Aset ?

Inventarisasi aset berasal dari 2 kata, yaitu inventarisasi dan aset.

Inventarisasi menurut KBBI adalah pencatatan atau pendaftaran barang-barang milik kantor, sekolah, rumah tangga, dan sebagainya yang dipakai dalam melaksanakan tugas

apa itu inventaris aset

Image source freepik.com

Sedangkan aset menurut KBBI adalah sesuatu yang mempunyai nilai tukar atau modal kekayaan perusahaan.

Jadi inventarisasi aset adalah

“Aktifitas yang bertujuan untuk pencatatan dan pendataan ulang yang akan menghasilkan data aset dengan mendokumentasikannya baik aset berwujud maupun aset tidak berwujud yang dimana aset tersebut digunakan sebagai modal, kekayaan, serta alat penunjang aktifitas perusahaan”

Tahapan melakukan Inventarisasi Aset

Tahapan dari invetarisasi aset sendiri biasanya mengikuti kebijakan atau standar operasional prosedur dari perusahaan masing – masing.

Namun menurut pengalaman VemaFATS yang bergerak dalam pengelolaan fixed asset serta asset tracking, secara garis besar tahap – tahap inventarisasi aset adalah sebagai berikut :

1. Persiapan

Pada tahap ini kumpulkan data pencatatan aset yang terakhir atau setidaknya menjadi acuan dalam melakukan inventarisasi aset, yang kemudian data tersebut dimaping berdasarkan lokasi atau departemen, Lalu pisahkan asset berdasarkan kondisi dan bentuk team yang ditugaskan untuk menginventarisasi aset tersebut.

2. Eksekusi

Eksekusi bisa dilakukan jika tahap persiapan sudah di lengkapi dan di laksanakan. Tahap ini merupakan kegiatan yang memerlukan waktu cukup lama, tergantung dari berapa banyak aset, ke akuratan data acuan, serta luas atau tidaknya persebaran aset yang dimiliki.

apa itu inventaris aset

Image source freepik.com

3. Selesai dan Rekonsiliasi Data

Ketika team yang ditugaskan sudah merasa seluruh aset yang sudah di inventarisasi, maka reconcile serta update data acuan anda untuk membandingkan mana aset yang sudah terpakai, hilang, aset yang digunakan sebagai backup, atau aset yang kondisinya masih bagus. Sekarang anda sudah memiliki laporan atau data terkini fixed asset apa saja yang ada.

Manfaat dari Inventarisasi Aset

Melakukan kegiatan inventarisasi aset secara rutin dan terjadwal memiliki banyak manfaat bagi perusahaan. Manfaat yang utama adalah data pencatatan yang dimiliki sangat akurat terhadap fisik aset yang di beli, aset yang digunakan serta lokasi – lokasi  aset tersebut ditempatkan. Manfaat lainnya adalah :

  • Sebagai kegiatan untuk pengamanan aset.
  • Sebagai bahan pedoman untuk menghitung kekayaan perusahaan.
  • Sebagai kegiatan yang menuntut tertibnya administrasi terhadap tata kelola fixed asset.
  • Sebagai kegiatan yang memberikan data serta informasi, untuk dijadikan bahan/pedoman dalam penyaluran aset.
  • Sebagai kegiatan yang memberikan data serta informasi terhadap aset – aset yang dibeli sedetail dan selengkap mungkin.
  • Menentukan keadaan barang (rusak/tua) sebagai dasar untuk menetapkan penghapusan aset atau disposal.
  • Sebagai kegiatan yang memberikan data dan informasi aset dalam rangka mempermudah pengendalian serta pengawasan aset.
  • Untuk menghemat keuangan, karena dengan pencacatan aset yang rapih serta akurat terhadap fisik aset yang dimiliki, perusahaan dapat meminimalisir pembelian aset yang tidak perlu.

Tentunya kendala atau tantangan yang harus dihadapi dalam melakukan kegiatan inventarisasi aset ini adalah memerlukan waktu yang tidak sebentar.

Maka dari itu, disinilah VemaFATS sebagai software fixed asset management and tracking hadir untuk mempermudah anda dalam melakukan inventarisasi aset. Aplikasi VemaFATS menjadi solusi dalam kegiatan inventarisasi aset yang memakan waktu yang lama menjadi lebih cepat dan mudah.

VemaFATS memiliki 2 system, yaitu system berbasis web dan android. Dimana kedua system tersebut saling terintegrasi.

Memanfaatkan teknologi barcode, aplikasi android tersebut dapat diinstall pada handphone atau scanner barcode yang berfungsi sebagai alat scan aset, yang dimana aset – aset yang anda miliki sudah tertempel label barcode.

Ketika discan, system akan secara real time memberikan informasi aset – aset yang sudah di scan.

Material label yang digunakan VemaFATS menggunakan bahan khusus, sehingga label tersebut sangat tahan kondisi ekstrim sekalipun, seperti terkena hujan dan panas..

Jika anda tertarik, hubungi kami di laman kontak untuk demo, atau sekedar brosur produk VemaFATS.