10 Alasan Anda Harus Menggunakan Aplikasi Fixed Asset Management & Tracking

Ada begitu banyak alasan perusahaan tidak menggunakan aplikasi atau sistem pencatatan dan control aset. Salah satunya adalah mengeluarkan biaya tambahan untuk membeli sebuah aplikasi fixed asset management tracking dirasa tidak terlalu penting karena beranggapan menggunakan aplikasi pencatatan seperti  microsoft excel sudah cukup atau bahkan berpikir memiliki sistem ERP sudah lebih dari cukup untuk mengakomodir pencatatan dan pengelolaan fixed asset.

Anda yang kebetulan berposisi sebagai top managament di perusahaan yang biasa menggunakan aplikasi acounting software atau ERP berkeyakinan aset-aset yang dimiliki perusahaan sepenuhnya tercatat dengan baik pada aplikasi tersebut. Jika ada permintaan pembelian aset baru, anda  tanpa ragu menyetujui purchase requisition yang diminta oleh user.

Sebenarnya permasalahan yang sering di hadapi saat pengelolaan aset dilapangan realitanya sangat jauh dari kondisi ideal yang anda bayangkan. Berikut beberapa permasalahan yang timbul dalam pengelolaan fixed asset yang bisa menjadi pertimbangan anda untuk memiliki sebuah software fixed asset management & tracking.

1. Pembelian aset yang tidak perlu

Tiap tahun perusahaan terbiasa mengeluarkan biaya penggantian dan penambahan aset baru. Namun sayangnya, biaya yang dikeluarkan tanpa disadari lebih banyak dari pada seharusnya. Dengan alasan bahwa aset yang dibeli dibutuhkan karena penambahan item atas kebutuhan baru. Namun, hampir dari separuh dari alasan pembelian aset baru sebenarnya dikarenakan aset yang sebelumnya hilang, dicuri, rusak atau bahkan lupa kalau anda pernah memilikinya!

Dari kondisi diatas anda bisa bayangkan jika anda tidak memiliki catatan, history pemakaian dan dokumentasi atas fixed asset yang anda punya. Hal tersebut dapat menyebabkan biaya yang dikeluarkan lebih besar lagi. Dan yang tadinya anda ingin berhemat dengan cara tidak menggunakan aplikasi pencatatan fixed asset justru malah sebaliknya.

Anda mungkin berpikir menggunakan excel sudah cukup. Tapi sayangnya akurasi pencatatan pada excel atau acounting software tidak meliputi kondisi terkini di lapangan. Alasan bahwa jumlah aset berkurang, itu lebih karena aset-aset tersebut tidak termonitor, terbengkalai atau lupa tempat menyimpannya. Dan harus diakui juga biasanya di lapangan user tidak mau berusaha melakukan pencarian terlebih dahulu dan langsung memutuskan untuk melakukan pembelian baru saja.

2. Kerusakan aset sebelum waktunya

Kembali anda disodori purchase requisition oleh staff anda untuk pembelian aset baru. Namun saat ini alasannya dikarenakan sebuah mesin atau peralatan yang rusak dan tidak bisa digunakan lagi. Andai saja perusahaan anda memiliki sistem yang bisa memanage penggunaan mesin. Tentu saja harapannya mesin dan peralatan tersebut dapat terawat sehingga menambah umur pemakaiannya.

Pada aplikasi sistem fixed asset management & tracking yang lengkap, biasanya tersedia fitur maintenance control dengan fungsi diatas. Dan selain mencatat fixed asset yang anda miliki aplikasi ini juga dapat merekomendasikan jadwal perawatan berkala dan mencatat histori pemakaian dan perbaikan yang pernah dilakukan. Dengan kondisi mesin yang bisa terkontrol maka kita bisa memprediksi dan melakukan perawatan dan perbaikan sebelum menjadi kerusakan yang lebih parah.

3. Jumlah aset yang banyak dan bervariasi

Begitu juga jika anda memiliki jumlah item aset yang bermacam-macam dan jumlahnya pun cukup banyak. Jika masih dalam hitungan ratusan item mungkin menggunakan aplikasi spreadsheet masih memungkinkan. Namun jika sudah mencapai ribuan dan jenis – jenis item anda sangat banyak, menggunakan aplikasi khusus untuk pengelolaan aset rasanya sudah perlu anda gunakan.

Dengan kondisi setiap item aset harus selalu anda monitor dan update informasinya, menginput kedalam aplikasi spreadsheet seperti Microsoft excel tentu sangat menyita waktu. Anda bisa bayangkan betapa riskannya jika terjadi salah ketik atau anda tidak sengaja menghapus beberapa baris / kolom informasi yang ada pada file excel tersebut. Akibatnya informasi yang tersimpan tidak benar, tidak relevan dan tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya di lapangan.

Sedangkan jika anda menggunakan aplikasi fixed asset management & tracking, kontrol dan update atas aktifitas aset dapat dilakukan secara mudah dan anda tidak harus bolak balik melakukan update ke dokumen excel. Aplikasi ini dapat diakses dari smartphone atau tablet dan update informasi dilakukan secara real time dari lapangan. Jangan lupa karena aplikasi ini memanfaatkan barcode sebagai identitas aset maka tidak ada lagi kesalahan dalam pengidentifikasian aset.

4. Pencatatan yang tidak akurat dan detail

Dengan berkaca pada kondisi diatas, menggunakan spreadsheet untuk mencatat dan membuat daftar aset masih saja terdapat peluang resiko kesalahan bukan? Apalagi jika anda hanya mengandalkan data yang anda dapatkan dari data purchasing.

Di beberapa perusahaan sewajarnya bagi mereka data fixed asset yang dimiliki perusahaan diperoleh dari data pembelian ke vendor. Biasanya data ini sudah tercatat dan terdokumentasi dengan baik di aplikasi akunting atau sistem ERP yang digunakan.

Namun dari pengalaman, masih saja data yang diperoleh tidak detail dan kurang memberikan informasi yang lengkap. Sehingga, saat dilakukan fisikal cek dan audit lapangan atas aset yang diakui pada dokumen PO, fisik aset yang terkait tidak dapat ditelusuri.

Kenapa begitu?  Jika anda hanya mengandalkan identitas aset dari informasi yang anda dapatkan dari dokumen PO. maka dokumen PO biasanya hanya memiliki informasi no PO, tanggal PO, harga pembelian, informasi vendor. Beruntung jika anda menggunakan ERP yang memiliki modul fixed asset, biasanya nomor ID aset dapat di create secara otomatis oleh sistem. Namun terkadagn no ID aset yang di create sistem ERP tetap saja masih tidak ideal.

Lalu bagaimana jika anda tidak menggunakan sistem ERP? Hanya mengandalkan pencatatan purchasing atas dokumen PO? Yang terjadi adalah identitas aset anda hanya berbentuk nama, deskripsi (jika anda input), jumlah, no. PO , tanggal PO dan lain sebagainya. Sedangkan nomor ID aset, user yang menggunakan, lokasi dari aset tersebut belum tentu tersedia saat anda menginput dokumen PO ke software akunting anda.

5. Human error dan staff yang tidak cakap

Human error juga dapat menyebabkan kesalahan fatal dalam pengidentifikasian aset. Kesalahan penginputan data saat membuat daftar fixed asset atau penginputan pertama kali informasi dokumen PO ke software akunting atau sistem ERP dapat menyebabkan putusnya kontrol terhadap aset. Contoh pada kasus dibawah ini

Pada awal tahun 2017 perusahaan anda baru saja membeli 50 unit Laptop baru untuk kebutuhan pegawai di kantor cabang baru. Pembelian keseluruhannya dilakukan pada waktu yang sama ke vendor yang sama (PT. Vema ID) dalam satu PO, artinya memiliki satu no PO untuk keseluruhan item.

Staff purchasing sayangnya tidak memiliki prosedur pencatatan yang benar. Sehingga ia menginputnya ke dalam software akunting atau ERP dengan cara seperti ini :

Yaitu menuliskan dalam satu baris dengan jumlah 50 unit dan harga yang diinput adalah harga total untuk 50 unit sebesar 500 Juta rupiah.

Dari cara pencatatan yang tidak detail dan lengkap diatas, setiap item Laptop tidak dibreakdown dan disusun dalam 1 unit per baris sehingga tidak ada kode identitas, serial number atau detail informasi yang unik untuk setiap masing-masing itemnya.

Dengan kondisi pencatatan seperti diatas, kira-kira anda bisa menjawab pertanyaan berikut?

Setelah beberapa bulan pemakaian terdapat 2 unit laptop hilang sehingga bersisa 48 Unit. Kira-kira anda bisa menunjukkan secara tepat laptop nomor berapakah yang hilang?

Anda tidak mungkin menjawabnya bukan? Karena masing-masing laptop tidak memiliki informasi atau identitas yang unik.

Dan jika kemudian kasusnya berkembang menjadi berikut ini :

Purchasing kembali membeli 30 unit laptop baru dengan tipe yang sama dan kebetulan staff purchasing mendapatkan harga yang lebih murah dari harga sebelumnya dari vendor yang berbeda (PT. Sumber Murah) seharga 9 juta per unitnya. Dan menerbitkan satu PO untuk total 30 unit.

Ketika 30 unit yang baru diterima dari vendor, staf purchasing lagi-lagi menuliskan aset tersebut ke dokumen daftar aset sebelumnya, seperti ini :

Kemudian kembali setelah beberapa bulan setelah pemakaian, terdapat 3 unit laptop dari total 78 unit (sisa 48 unit + 30 unit baru) di laporkan rusak atau hilang oleh user anda.

Dan ketika anda ingin me-write off aset-aset yang sudah tidak ada dan tidak bisa dipakai lagi apakah anda bisa menunjukkan pada data purchasing atau daftar aset, laptop yang dibeli seharga berapa yang harus anda write off? karena secara fisik laptop-laptop tersebut tidak memiliki identitas yang bisa menandakan bahwa mereka di beli dengan 2 dokumen PO yang berbeda.

Sehingga yang hilang apakah bagian dari yang dibeli 50 Unit atau bagian dari 30 Unit. Bingung bukan?

Tanpa menjelaskan lebih jauh lagi efek dan resiko yang akan terjadi, kita sepakat bahwa setiap item barang atau aset wajib diberikan nomor identitas satu persatu. Sehingga, jika dibutuhkan audit dan fisikal check anda dapat menunjukkan secara tepat item aset yang dimaksud. Dan kondisi-kondisi ini hanya bisa diakomodir jika anda menggunakan sebuah sistem atau aplikasi khusus fixed asset management & tracking.

6. Belum pernah di Audit

Bagi yang telah melakukan pencatatan fixed asset kadang saat melakukan physical check atau audit lapangan, kita masih saja menemui kendala dalam pengumpulan data dan rekonsiliasi data fisik aset dan data aset pada catatan. Apalagi jika kita jarang melakukan audit atau belum pernah sama sekali. Anda bisa bayangkan kesulitan-kesulitan yang akan dihadapi.

Pada prinsipnya pekerjaan audit adalah melakukan inventarisasi aset yang terdaftar dan diakui pada dokumen dan menemukan fisik asetnya dilapangan. Sederhananya, seluruh daftar aset yang selama ini ada di catatan perlu dibuktikan apakah memang ada.

Biasanya kondisi yang sering terjadi saat audit atau inventarisasi dilapangan adalah :

• Anda memiliki sejumlah item aset yang tercatat pada dokumen namun fisik asetnya tidak dapat ditemukan.
• Anda menemukan fisik item aset di lapangan namun item ini tidak pernah terdaftar pada data atau catatan aset anda.

Untuk itu alangkah baiknya saat proses inventarisasi dan physical check lapangan anda memiliki metode dan langkah kerja yang baik dan ideal agar hasil audit dapat dipertanggung jawabkan dan benar adanya. Pada sistem aplikasi fixed asset management & tracking metode dan langkah kerja inventaris dan physical check telah menjadi bagian cara kerja dari aplikasi ini dan anda tinggal menjalankannya pada aplikasi.

7. Pembayaran pajak & asuransi yang tidak sesuai

Pembayaran Pajak dan pembayaran asuransi sangat erat kaitannya dengan fixed asset yang anda miliki. Pada pembayaran pajak, jumlah nominal pembayaran pajak badan dipengaruhi oleh laba rugi yang dimiliki perusahaan setiap tahunnya.

Sedangkan yang kita ketahui bersama adalah fixed asset mengalami penyusutan nilai atau depresiasi. Beban penyusutan yang bertambah akan menyebabkan berkurangnya laba yang diterima oleh perusahaan. Sehingga, beban pajak yang ditanggung perusahaan menjadi lebih kecil.

Sedangkan untuk asuransi, terdapat beberapa perusahaan yang mengasuransikan fixed asset yang mereka miliki. Semakin besar nilai aset yang mereka miliki maka semakin besar premi asuransi yang harus mereka bayar. Untuk itu menjadi penting apabila jumlah dan nilai dari aset anda yang sebenarnya selalu terupdate. Jika masih ada aset-aset yang masih terdaftar namun fisik sebenarnya tidak ada atau rusak lebih baik dikeluarkan dari daftar aset yang diasuransikan.

Jelas rugi bukan? jika anda masih membayar asuransi untuk aset -aset “hantu” tersebut.

Lalu bagaimana mengetahui aset-aset “hantu” diatas? Anda harus melakukan fisikal cek atau stock opname secara berkala. Dan di software fixed asset management & tracking yang lengkap, proses stock opname dapat anda lakukan kapan saja dengan mudah dan cepat.

8. Membutuhkan Laporan keuangan yang diakui dan kredibel

Dalam aktifitas bisnis sebuah perusahaan terkadang melakukan ekspansi dan pengembangan bisnis sebagai bagian dari usaha  pertumbuhan perusahaan. Dan dalam aktifitas ekonomi tersebut sebuah perusahaan atau seorang investor kerap melakukan pembelian, merger, menjual entity bisnis ke pihak lain atau bahkan pengajuan modal ke pihak bank.

Dalam menunjang kegiatan tersebut memiliki laporan keuangan yang kredibel, akuntabel dan diaudit menjadi sangat krusial. Laporan keuangan adalah tolak ukur dari pertumbuhan perusahaan, apakah mengalami pertumbuhan ekonomi yang baik atau tidak. Dan laporan keuangan yang kredibellah yang dibutuhkan oleh calon investor, bank dan partner bisnis anda.

Dengan tersedianya laporan aktiva atau aset perusahaan pada neraca keuangan, menjadikan jumlah dan nilai aset yang dicantumkan pada neraca yang paling sering dilihat oleh pihak yang berkepentingan. Misalkan saja anda berada di posisi investor atau bank. Tentu saja pengakuan nilai fixed asset yang dicantumkan pada laporan keuangan tidak bisa serta merta anda percayai begitu saja. Ini harus diperiksa melalui audit yang dilakukan pihak independen atau pihak ketiga.

Dengan kondisi diatas maka pencatatan fixed asset dengan sistem atau aplikasi yang canggih pun jika tidak memenuhi asas pembuktian atas fisik aset itu sendiri maka daftar dan nilai fixed asset masih bisa diragukan kebenarannya.

Dan hal apa yang bisa memenuhi asas pembuktian tersebut? yaitu jika anda telah melakukan audit fisik, appraisal dan menggunakan sistem pencatatan fixed asset yang mampu melakukan tracking atas fisik aset yang ada dilapangan, secara benar dan mengikuti kaidah dan prosedur yang ada.

Jadi apakah aplikasi yang anda pakai telah memenuhi kaidah audit fixed asset yang sebenarnya, atau ERP dan software yang anda gunakan hanya sekedar aplikasi pencatatan saja?

9. Aktifitas aset yang cukup tinggi

Dari beberapa kategori aset yang dimiliki perusahaan, tools dan perlengkapan adalah salah satunya. Dan sebagai perlengkapan dalam mendukung operasional perusahaan, tools dan perlengkapan sangat sering berpindah-pindah baik berpindah tempat atau berpindah user.

Melakukan update informasi dari aset yang sering berpindah-pindah tentunya membutuhkan disiplin dan kecermatan. Jika anda menggunakan file excel berarti anda harus bolak balik merubah atau mengisi informasi baru ke daftar aset anda agar catatan anda tetap terupdate. Jika item aset anda jumlahnya ratusan hingga ribuan tentu sangat merepotkan bukan?

Sekali saja anda alpa melakukan update informasi dari aktifitas aset, maka anda akan sulit melacak keberadaan aset tersebut setelahnya dan histori dari pemakaian aset menjadi tidak lengkap.

Dengan memiliki aplikasi yang bisa bekerja secara otomatis dan mudah untuk melakukan update informasi yang bervariasi ke pusat data, maka harusnya anda bisa mengetahui dimana lokasi aset terakhir berada, siapa yang menggunakan terakhir kali, apa saja aktifitas maintenance yang pernah dilakukan.

Cara kerja seperti ini hanya dapat anda peroleh jika menggunakan software fixed asset management & tracking.

10. Membutuhkan waktu dan sumber daya yang besar saat audit internal

Stock Opname, Inventaris, Physical Check atau Audit adalah pekerjaan yang terberat dalam pengelolaan inventory dan fixed asset. Bahkan sebuah perusahaan rela untuk mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk menyerahkan tugas ini ke pihak ketiga. Karena, sumber daya baik personil dan waktu yang dibutuhkan dalam proses audit fixed asset sangat menyita.

Pekerjaan ini meliputi pekerjaan inventarisasi kembali aset-aset yang pernah dimiliki dan diakui. Yang biasanya menelusuri dokumen-dokumen pembelian aset sebelumnya dan mencocokannya  dengan fisik aset yang dilapangan satu persatu. Penelusuran aset inilah yang biasanya menyita waktu dan tenaga.

Sedangkan kenyataan dilapangan adalah belum tentu semua aset yang ada pada data bisa ditemukan dengan mudah. Bahkan jika tidak ditemukanpun tidak semudah itu kita menyimpulkan bahwa aset tersebut hilang. Aset tersebut seluruhnya harus di telusuri keberadaanya satu persatu lebih dulu.

Dan jangan lupa setelah pekerjaan fisikal cek ke lapangan, anda masih perlu melakukan rekonsiliasi data antara data sebelumnya dengan data hasil audit yang juga cukup menyita waktu.

Dengan menggunakan aplikasi fixed asset tracking, pekerjaan inventarisasi atau fisikal cek sangat jauh lebih ringan dan cepat. Pekerjaan ini dapat mengandalkan aplikasi fixed asset tracking. Karena proses audit dan verifikasi aset antara fisik dan data dilakukan dengan sistematis menggunakan barcode reader. Dan hasil verifikasi ini langsung di kumpulkan dalam bentuk report data yang telah terekonsiliasi.

Demikianlah kondisi dan kasus yang mungkin saja terjadi jika anda bekerja dan bertanggung jawab dalam hal management fixed asset. Pemilihan aplikasi fixed asset tracking yang lengkap tentu akan sangat menguntungkan anda secara jangka panjang. Dan apa saja fitur-fitur yang biasanya terdapat pada sebuah software management dan tracking aset dapat anda lihat disini.