7 Kerugian Menggunakan Microsoft Excel Sebagai Aplikasi Pencatatan Fixed Asset

Aplikasi Microsoft Excel sudah menjadi salah satu program wajib setiap komputer. Selain aplikasi Microsoft word, Microsoft Excel pun digunakan oleh semua orang yang berniat melakukan pencatatan dan pengolahan data terutama data-data yang berisi angka dan variabel. Begitu juga dengan anda yang ingin melakukan pencatatan fixed asset.

Dengan banyaknya informasi yang terkandung pada setiap aset, mulai dari nama, deskripsi, jenis, tipe, kategori barang, jumlah dan informasi finansial terkait informasi pembelian dan lain lain, maka menggunakan aplikasi Microsoft Excel dirasa tepat karena Excel mengakomodir tampilan data dalam bentuk kolom dan baris serta formula jika ingin ditambahkan.

Namun tahukah anda terdapat kerugian menggunakan microsoft excel sebagai aplikasi pencatatan fixed asset.

kerugian menggunakan microsoft excel sebagai aplikasi pencatatan

Jika data yang anda miliki adalah data fixed asset dan anda menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Excel sebagai pencatatan dan tracking aset di lapangan yang informasinya selalu berubah-ubah, penggunaan excel memiliki banyak kelemahan.

Apa saja kerugian menggunakan microsoft excel sebagai aplikasi pencatatan fixed asset anda ?

Mari kita bahas satu persatu :

1. Manual Entry

Setiap aset yang anda ingin simpan informasinya, berarti anda harus mengetikkan secara manual data-datanya ke dalam file excel anda. Sayangnya anda tidak cukup melakukan entry data dalam satu kali kesempatan. Jika ada perubahan data yang terjadi pada aset maka anda harus kembali merubah, mengupdate dan menambahkan informasi baru yang terkait.

Jika anda bertanggung jawab melakukan pengelolaan aset yang jumlahnya ratusan hingga ribuan tentu melakukan manual entry menggunakan excel akan menyita waktu dan tidak efektif bukan ? dan aktifitas ini akan bertambah berkali lipat lagi jika anda memiliki aset-aset dengan aktifitas yang tinggi.

Misal, aset-aset anda sering berpindah-pindah tempat dan berganti user. Anda tentu tidak mau ketinggalan informasi dimana lokasi dan user terakhirnya bukan ? karena informasi tersebut harus selalu tercatat dan terupdate maka mau tidak mau anda harus kembali mengupdate file excel anda.

2. Beresiko melakukan salah ketik dan terhapusnya data

Ketika anda bekerja dengan spredsheet seperti excel, kesalahan ketik saat penginputan data bisa menjadi efek yang berantai dalam pengumpulan data aset.

Benar atau tidaknya suatu informasi data aset yang anda input ke dalam dokumen excel hanya anda yang bisa mengetahuinya. Misal saja jumlah dari item aset yang anda miliki secara tidak sengaja anda input dengan angka yang salah pada cell/ kolom jumlah. Ketika dokumen tersebut anda berikan atau bagikan ke pihak lain, apakah mereka menyadari bahwa jumlah aset yang anda input salah ? dan efek berantainya adalah keputusan yang diambil atas data yang dimiliki bisa saja salah.

Untuk itu, bekerja dengan excel membutuhkan kecermatan dan ketelitian untuk memastikan data-data yang anda input benar sebelum melakukan save pada dokumen anda. Bahkan ketika data yang tersimpan sudah benar, resiko kesalahan pengetikkan yang tidak sengaja atau tanpa sadar men delete isian pada cell excel masih bisa saja terjadi.

Terutama saat dokumen atau file excel tersebut sering digunakan bolak balik saat anda mengupdate informasi baru yang harus dirubah di beberapa kolom atau cell isian.

3. Tidak ada histori atas perubahan data yang dilakukan atau data log

Ketika anda berniat melakukan perubahan data pada file dokumen excel anda secara sengaja, setidaknya anda sadar dengan data yang anda rubah bukan ?

Namun bagaimana jika perubahan yang terjadi adalah kecelakaan yang tidak disengaja, seperti tidak sengaja mendelete isian data pada salah satu cell, tidak sengaja menuliskan data yang salah pada salah satu cell misal angka pada kolom jumlah, sehingga informasi jumlah aset yang ada pada dokumen menjadi tidak benar?

Dan ketika kemudian dokumen excel ini juga berfungsi untuk mencatat nilai, harga dan perhitungan depresiasi, kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja diatas dapat menyebabkan perhitungan depresiasi aset anda tidak sesuai atau tidak benar.

Yang terjadi kemudian ketika anda menyadari ada yang salah dari data anda maka anda terpaksa menelusuri satu persatu cell yang ada pada file, manakah isiannya yang salah atau mungkin pengisian formula yang tidak sesuai.

Jika jumlah data anda terdiri dari beberapa baris dan kolom yang berjumlah puluhan, menemukan data yang salah mungkin terasa mudah, tapi bagaimana jika data aset anda sudah sampai ribuan baris dan kolom ? Menelusuri data yang salah tersebut akan terasa berat dan menyita waktu.

Itu kenapa pada sistem aplikasi pencatatan fixed asset yang baik, fitur histori atau log activity menjadi hal yang harus ada dan menjadi nilai tambah.

4. Tidak ada notifikasi

Jika perusahaan anda memiliki jenis aset yang berbentuk mesin dan kendaraan, sudah sewajarnya jenis aset yang seperti ini membutuhkan perlakuan extra terutama perawatan dan perbaikan agar kondisi dan performa dari aset-aset tersebut dapat tetap terjaga dan mendukung operasional perusahaan anda.

Jenis – jenis aset seperti ini biasanya di lingkungan umum atau lingkungan properti yang dipakai bersama, kondisinya  kurang diperhatikan apalagi di lingkungan dimana rasa memiliki dan tanggung jawab yang kurang pada penggunanya.

Dan ketika aset sudah mengalami kerusakan barulah perusahaan sadar bahwa kerusakan yang terjadi seharusnya dapat dihindari apabila mesin-mesin dan kendaraan tersebut di rawat. Sayangnya saat semuanya sudah terlambat, kerusakan mesin memberi efek yang besar dalam opersional perusahaan dan biaya perbaikan yang dikeluarkan menjadi lebih besar dari seharusnya.

Dengan kondisi diatas, kira-kira apa yang terjadi jika sebuah sistem dapat memberikan informasi secara otomatis ketika sebuah mesin sudah saatnya memasuki masa perawatan ? Anda dapat mengantisipasi kerusakan yang mungkin terjadi pada aset. Dan dengan rutin melakukan perawatan performa dan kondisi aset menjadi lebih lama yang ujung-ujungnya akan menghemat biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli aset baru.

Sayangnya fitur ini tidak bisa anda dapatkan jika anda menggunakan dokumen excel sebagai media pencatatan aset anda.

5. Sulit untuk digunakan secara bersamaan

Alangkah baiknya jika data fixed asset anda dapat disimpan dalam sebuah database terpusat, dimana setiap user yang berhak dapat mengaksesnya dan melakukan kontribusi atas perubahan dan update data aset yang terjadi di lapangan.

Dengan cara kerja saling berkolaborasi antar user tentu update informasi aset dapat dilakukan lebih cepat. Sehingga update informasi yang terjadi benar-benar aktual dan real time. Cara kerja seperti ini dimungkinkan jika aplikasi atau dokumen pencatatan anda di akses secara online dan multi user.

Saat ini aplikasi Microsoft excel telah memiliki versi onlinenya, yang kita kenal dengan office 365. Software ini mengadopsi kerja cloud system sehingga memungkinkan cara kerja kolaborasi dan saling update antar user dengan data yang sama.

Namun sayangnya bagi anda yang sudah memiliki microsot office versi desktop (offline) tidak serta merta dapat menggunakan office 365 secara gratis, anda diharuskan melakukan pembelian terpisah dan terdapat biaya subscription untuk lisensi user per tahunnya.

Untuk itu lebih baik investasi anda untuk membeli office 365 dapat anda gunakan untuk software fixed asset management & tracking yang telah mengadopsi proses pencatatan, sharing dan update data secara online. Dan pada aplikasi fixed asset management & tracking, proses ini menjadi lebih baik lagi dikarenakan metode pengumpulan data dilakukan otomatis oleh sistem dengan menggunakan barcode system.

6. Data diragukan keakuratannya

Dengan data yang tersusun dan tersimpan pada dokumen excel, apakah anda bisa memastikan data yang disimpan masih aktual terhadap kondisi aset terkini ?

Anda boleh saja memiliki pencatatan yang sangat detail dan super lengkap, apapun informasi yang terkait dengan aset, anda catat dan simpan, mulai dari nama, deskripsi, jumlah, nomor ID, nomor identitas lainnya, serial number, informasi pembelian, informasi PO hingga foto dan hasil scan dokumen STNK atau BPKP untuk aset kendaraan.

Tapi jika file excel tersebut tidak mengikuti dan mencatat perubahan informasi yang terjadi di lapangan, apa gunanya lengkap namun tidak akurat ?

Contoh, Perusahaan anda memiliki ratusan unit komputer dan laptop untuk masing-masing staf. Seluruh informasi detail dari masing-masing item anda catat, mulai dari tipe, jenis, spesifikasinya hingga serial numbernya. Namun setelah sekian tahun apakah anda yakin unit-unit komputer dan laptop tersebut masih lengkap ? atau yakin semua unit masih berfungsi dengan baik ? Sangat memungkinkan jika komputer atau laptop yang dipakai secara terus menerus selama bertahun-tahun mengalami kerusakan.

Dan ketika akhir tahun buku, saat dilakukan audit, Apakah Auditor bisa mempercayai begitu saja data dokumen excel anda yang dibuat bertahun-tahun yang lalu ?

7. Rekonsiliasi data membutuhkan waktu yang lama

Jika semua berjalan lancar, anda disiplin dan selalu melakukan update perubahan informasi aset dilapangan, tidak pernah lupa melakukan physical check lapangan. Pencatatan aset anda akan terdokumentasi dengan baik dan menghasilkan informasi aset yang jelas, benar dan aktual.

Sebuah laporan fixed aset yang benar dan aktual adalah dokumentasi yang dapat dipergunakan bagi kepentingan perusahaan. Saat proses audit dilaksanakan, pada prinsipnya yang kita kerjakan adalah membandingkan data sebelumnya dengan hasil yang diperoleh saat physical check / stock opname. Aktualnya adalah anda akan membandingkan dua dokumen yang berbeda dan menggabungkannya menjadi sebuah dokumen data baru sebagai hasil rekonsiliasi.

Namun sering kita tidak sadari, pekerjaan rekonsiliasi inilah yang sebenarnya paling menyita waktu dari total waktu yang anda butuhkan dalam pekerjaan audit dan inventarisasi aset.

Melakukan rekonsiliasi antar dua dokumen excel yang berbeda dilakukan dengan cara membandingkan satu persatu baris dan kolom informasi, kemudian merubah dan menambahkan informasi baru jika ada. Inilah kenapa pekerjaan rekonsiliasi membutuhkan waktu yang lama. Jika anda tidak teliti dan tidak sengaja meinput data yang salah, maka usaha yang telah anda lakukan dengan fisikal check lapangan menjadi sia-sia.