Pengelolaan fixed asset (aset tetap) adalah salah satu aktivitas penting dalam manajemen perusahaan. Namun pada kenyataannya, pengelolaan aset di lapangan sering jauh dari kondisi ideal yang tercatat di sistem akuntansi atau ERP. Aset hilang, rusak sebelum waktunya, tidak memiliki identitas yang jelas, hingga sulit ditemukan saat physical check adalah masalah nyata yang banyak terjadi.
Di era digital, perusahaan membutuhkan aplikasi fixed asset management & tracking yang mampu melakukan pencatatan, monitoring, audit fisik, hingga stock opname secara akurat dan real-time. Berikut adalah 10 alasan kuat mengapa perusahaan Anda sangat membutuhkan aplikasi khusus untuk pengelolaan aset.
1. Mencegah Pembelian Aset yang Tidak Perlu
Banyak perusahaan membeli aset baru bukan karena kebutuhan, tetapi karena aset sebelumnya hilang, rusak, tertukar, atau lupa keberadaannya.
Ini terjadi karena:
-
tidak ada tracking,
-
tidak ada histori pemakaian,
-
tidak ada identitas unik aset,
-
tidak pernah dilakukan stock opname.
Menggunakan aplikasi fixed asset tracking akan memberikan:
✔ identitas unik per aset
✔ histori lengkap pemakaian
✔ lokasi terakhir aset
✔ mencegah pembelian ganda
Hasilnya? Penghematan biaya yang signifikan setiap tahun.
2. Mencegah Kerusakan Aset Sebelum Waktunya
Aset seperti mesin, peralatan, hingga perangkat IT memiliki umur ekonomis yang harus dijaga. Tanpa sistem:
-
tidak ada jadwal maintenance
-
tidak ada peringatan perawatan
-
tidak ada histori perbaikan
Akibatnya aset rusak sebelum waktunya.
Dengan aplikasi fixed asset management:
✔ memiliki fitur maintenance control
✔ sistem otomatis memberi jadwal servis
✔ catatan histori perawatan lengkap
✔ umur aset menjadi lebih panjang
3. Mengelola Aset dalam Jumlah Banyak & Beragam Menjadi Lebih Mudah
Jika aset hanya ratusan, Excel mungkin cukup. Namun jika mencapai ribuan hingga puluhan ribu item, Excel tidak lagi mampu menangani:
-
update manual yang melelahkan
-
risiko salah ketik
-
file corrupt
-
data tidak sinkron
-
tidak bisa real-time
Aplikasi fixed asset tracking:
✔ dapat diakses dari smartphone/tablet
✔ update real-time
✔ sistem barcode menghindari kesalahan data
4. Mengurangi Pencatatan yang Tidak Akurat dan Tidak Detail
Data aset yang hanya mengandalkan PO dari purchasing tidak cukup.
PO hanya berisi:
-
nomor PO
-
tanggal pembelian
-
vendor
-
harga
Tidak ada informasi:
-
lokasi aset
-
user terakhir
-
nomor seri
-
identitas unik
Inilah penyebab sulitnya physical check.
Aplikasi fixed asset tracking menyediakan:
✔ nomor aset unik
✔ serial number
✔ lokasi
✔ user
✔ barcode label
Sehingga setiap barang bisa dibuktikan secara fisik.
5. Menghindari Human Error dan Kesalahan Staf
Penginputan manual sangat berisiko.
Contoh kasus nyata:
-
Memasukkan 50 laptop sebagai 1 baris tanpa identitas masing-masing.
-
Saat 2 laptop hilang → tidak tahu laptop mana yang hilang.
-
Saat ditambah 30 laptop lagi → semua tercampur.
Inilah yang menyebabkan:
❌ aset hilang tidak diketahui
❌ tidak bisa menentukan aset mana yang di-write off
❌ laporan aset tidak kredibel
Dengan aplikasi:
✔ setiap aset punya ID unik
✔ dapat ditelusuri per unit
✔ mudah di-audit
6. Mempermudah Audit & Physical Check
Tanpa sistem, audit memakan waktu panjang:
-
mencari aset satu per satu
-
mencocokkan dokumen dengan fisik
-
menemukan aset yang tidak tercatat
-
menemukan data yang tidak sesuai
Dengan aplikasi tracking:
✔ physical check menggunakan barcode
✔ semua hasil langsung masuk sistem
✔ rekonsiliasi otomatis
✔ audit selesai lebih cepat
7. Mencegah Pembayaran Pajak & Asuransi yang Tidak Tepat
Perusahaan sering membayar pajak atau premi asuransi untuk:
❌ aset yang sudah hilang
❌ aset yang rusak
❌ aset yang tidak pernah digunakan
Dengan stock opname terus-menerus di aplikasi:
✔ aset “hantu” dapat dihapus
✔ nilai aset selalu akurat
✔ pajak & premi tidak membengkak
8. Membuat Laporan Keuangan Lebih Kredibel
Investor, bank, dan auditor membutuhkan:
-
bukti fisik aset
-
nilai aset yang valid
-
depresiasi yang akurat
-
daftar aset yang bisa dipertanggungjawabkan
ERP dan accounting software tidak cukup tanpa bukti fisik.
Aplikasi fixed asset tracking menyediakan:
✔ audit trail
✔ tracking fisik
✔ verifikasi lokasi
✔ data akurat untuk laporan neraca
9. Mengelola Aset dengan Aktivitas Tinggi
Kategori seperti:
-
tools
-
perlengkapan
-
perangkat IT
sangat sering berpindah-pindah. Tanpa sistem:
❌ sulit melacak siapa pengguna terakhir
❌ lokasi tidak jelas
❌ histori penggunaan hilang
Dengan aplikasi tracking:
✔ lokasi selalu update
✔ user terakhir tercatat
✔ histori lengkap
✔ tidak ada aset yang “menghilang”
10. Menghemat Waktu & Tenaga Saat Audit Internal
Proses audit manual:
-
menelusuri dokumen lama
-
mencari fisik satu per satu
-
rekonsiliasi data
-
menyusun laporan audit
Ini bisa memakan hari hingga minggu.
Dengan aplikasi fixed asset tracking:
✔ proses scanning cepat
✔ data langsung terekonsiliasi
✔ laporan otomatis
✔ audit jadi 5–10x lebih cepat
– Kesimpulan: Mengapa Perusahaan Butuh Aplikasi Fixed Asset Tracking?
Karena:
✔ meningkatkan akurasi pencatatan
✔ mencegah aset hilang
✔ menekan biaya pembelian
✔ memudahkan audit
✔ mempercepat stock opname
✔ menaikkan kredibilitas laporan keuangan
✔ mengoptimalkan umur aset
Solusi terbaik & lengkap untuk perusahaan Anda adalah:
VemaFATS – Fixed Asset Management & Tracking System
-
Terintegrasi web & Android
-
Real-time barcode scanning
-
Laporan otomatis
-
Inventaris & stock opname cepat
-
Label khusus yang tahan cuaca