Masih ragu untuk menggunakan aplikasi fixed asset management tracking? Simak berbagai alasan kenapa Anda harus memilikinya!
Ada berbagai alasan sebuah perusahaan tidak menggunakan aplikasi atau sistem pencatatan dan control aset. Salah satunya karena adanya biaya tambahan yang dibutuhkan untuk membeli sebuah aplikasi fixed asset management tracking. Sebagian perusahaan beranggapan bahwa menggunakan aplikasi pencatatan seperti Microsoft Excel sudah cukup. Bahkan, sebagian lagi berpikir bahwa dengan memiliki sistem ERP itu sudah cukup untuk mendukung proses pencatatan dan pengelolaan fixed asset.
Bagi Anda yang berposisi sebagai top management di perusahaan yang biasa menggunakan aplikasi accounting software atau ERP, Anda mungkin merasa yakin bahwa aset-aset yang dimiliki perusahaan sudah tercatat sepenuhnya dalam aplikasi tersebut. Ini juga yang kerap membuat Anda tanpa ragu menyetujui permintaan pembelian aset baru oleh user.
Sebenarnya, permasalahan yang sering dihadapi terkait pengelolaan aset di lapangan sangat jauh dari kondisi ideal yang Anda bayangkan. Karena itu, Anda membutuhkan aplikasi khusus untuk mengakomodasinya. Ada beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan memiliki sebuah software fixed asset management & tracking.
1. Mencegah Pembelian Aset yang Tidak Perlu
Tiap tahun perusahaan terbiasa mengeluarkan biaya penggantian dan penambahan aset baru. Namun, sayangnya biaya yang dikeluarkan tanpa disadari lebih banyak daripada seharusnya. Pasalnya, hampir separuh dari alasan pembelian aset baru bukan karena dibutuhkan, tetapi karena aset yang sudah ada hilang, rusak, dicuri, atau bahkan terlupakan tanpa sengaja.
Dari kondisi di atas, Anda bisa membayangkan, bahwa tidak adanya history pemakaian dan dokumentasi fixed asset yang baik justru bisa membuat Anda mengeluarkan biaya yang lebih besar. Tadinya niat ingin berhemat dengan tidak menggunakan aplikasi pencatatan fixed asset, tetapi yang terjadi malah sebaliknya.
Anda mungkin berpikir bahwa menggunakan Excel saja sudah cukup. Namun, sayangnya akurasi pencatatan pada Excel atau accounting software tidak meliputi kondisi terkini di lapangan.
Adanya temuan aset yang berkurang itu sering kali terjadi karena aset-aset tersebut tidak termonitor. Belum lagi, harus diakui tidak sedikit user yang memilih untuk langsung mengajukan pembelian unit baru, alih-alih melakukan pencarian terlebih dahulu. Pembelian yang tidak seharusnya ini bisa dicegah jika Anda melakukan pencatatan dan pemantauan fixed asset dengan aplikasi khusus.
2. Mencegah Kerusakan Aset Sebelum Waktunya
Selain karena aset hilang, purchase requisition juga bisa Anda terima dari user dengan alasan adanya mesin atau alat yang rusak sehingga tidak digunakan lagi. Hal ini sebenarnya bisa dicegah jika perusahaan memiliki sistem pengelolaan aset yang baik. Lewat pengelolaan teratur tersebut, semua mesin dapat dikontrol dan dipantau dengan baik sehingga masa pakainya panjang.
Pada aplikasi sistem fixed asset management & tracking yang lengkap, ada fitur maintenance control dengan fungsi di atas. Selain mencatat fixed asset yang Anda miliki, aplikasi ini juga dapat merekomendasikan jadwal perawatan berkala dan mencatat histori pemakaian dan perbaikan yang pernah dilakukan. Dengan kondisi mesin yang terkontrol, maka kita bisa memprediksi dan melakukan perawatan dan perbaikan sebelum menjadi kerusakan yang lebih parah.
3. Memudahkan Pengelolaan dan Tracking Jumlah Aset yang Banyak dan Bervariasi
Penggunaan aplikasi fixed asset tracking juga akan sangat memudahkan jika Anda harus mengelola fixed asset dalam jumlah banyak. Jika masih dalam hitungan ratusan item, penggunaan aplikasi spreadsheet masih memungkinkan. Namun, jika sudah mencapai ribuan dan jenis-jenis item Anda sangat banyak, menggunakan aplikasi khusus untuk pengelolaan aset sangat diperlukan.
Monitoring dan update informasi berkala dan proses input yang panjang ke dalam spreadsheet seperti Microsoft Excel akan memakan waktu yang tidak sebentar. Belum lagi risiko human error seperti salah ketik atau terhapusnya kolom secara tidak sengaja. Ini akan membuat data yang tersimpan jadi tidak benar, tidak relevan, dan tidak sesuai lagi dengan kondisi di lapangan.
Dengan menggunakan aplikasi fixed asset management & tracking, kontrol dan update atas aktivitas aset dapat dilakukan secara mudah tanpa harus bolak-balik melakukan update manual. Aplikasi ini dapat diakses dari smartphone atau tablet. Update informasi juga bisa dilakukan secara real time dari lapangan.
Jangan lupa bahwa aplikasi ini juga memanfaatkan barcode sebagai identitas aset sehingga risiko kesalahan identifikasi aset bisa dihindari.
4. Mencegah Pencatatan yang Tidak Akurat dan Detail
Berkaca pada kondisi yang sudah disebutkan di atas, Anda tentu memahami bahwa pencatatan dengan spreadsheet ternyata masih sangat rentan terhadap kesalahan, bukan? Terlebih lagi, jika Anda hanya mengandalkan data yang diperoleh dari data purchasing.
Di beberapa perusahaan, biasanya data fixed asset yang dimiliki berasal dari data pembelian ke vendor. Umumnya, data ini sudah tercatat dan terdokumentasi dengan baik di aplikasi akunting atau sistem ERP yang digunakan.
Namun, dari pengalaman, masih saja data yang diperoleh tidak detail dan kurang lengkap. Efeknya, saat dilakukan physical check dan audit lapangan atas aset yang diakui pada dokumen PO, aset tersebut secara fisik tidak bisa ditelusuri. Kenapa bisa begitu?
Jika Anda hanya mengandalkan identitas aset dari informasi yang berasal dari dokumen PO, Anda hanya akan mendapatkan nomor PO, tanggal PO, harga pembelian, dan informasi vendor. Beruntung jika Anda menggunakan ERP yang memiliki modul fixed asset, biasanya nomor ID aset dapat di-create secara otomatis oleh sistem. Namun, kadang nomor ID aset yang di-create sistem ERP tetap saja kurang ideal.
Lalu, bagaimana jika Anda tidak menggunakan sistem ERP dan hanya mengandalkan pencatatan purchasing atas dokumen PO? Maka identitas aset Anda hanya akan berbentuk nama, deskripsi (jika Anda input), jumlah, nomor PO, tanggal PO dan lain sebagainya.
Sementara itu, nomor ID aset, user yang menggunakan, atau lokasi dari aset tersebut belum tentu tersedia saat Anda menginput dokumen PO ke software akunting Anda. Hal semacam ini juga bisa diatasi jika Anda menggunakan aplikasi fixed asset tracking yang baik.
5. Mencegah Human Error dan Staff yang Tidak Cakap
Human error juga dapat menyebabkan kesalahan fatal dalam pengidentifikasian aset. Kesalahan penginputan data saat membuat daftar fixed asset atau penginputan pertama kali dokumen informasi PO ke software akunting atau sistem ERP dapat menyebabkan putusnya kontrol terhadap aset. Mari kita lihat contoh kasus berikut ini:
Pada awal tahun 2017 perusahaan Anda baru saja membeli 50 unit laptop baru untuk kebutuhan pegawai di kantor cabang baru. Pembelian keseluruhannya dilakukan pada waktu yang sama ke vendor yang sama (PT. Vema ID) dalam satu PO (artinya memiliki satu nomor PO untuk keseluruhan item).
Sayangnya, staff purchasing tidak memiliki prosedur pencatatan yang benar. Karena itu, dia menginputnya ke dalam software akunting atau ERP dengan cara seperti ini:
Staf menuliskan dalam satu baris dengan jumlah 50 unit dan harga yang diinput adalah harga total untuk 50 unit sebesar Rp500 juta rupiah.
Dari cara pencatatan yang tidak detail dan lengkap di atas, setiap item laptop tidak di-breakdown dan disusun dalam 1 unit per baris sehingga tidak ada kode identitas, serial number, atau detail informasi yang unik untuk setiap masing-masing itemnya.
Setelah beberapa bulan pemakaian terdapat 2 unit laptop hilang sehingga bersisa 48 unit. Dengan sistem pencatatan yang sudah dibuat oleh staf di atas, apakah Anda bisa menunjukkan secara tepat laptop nomor berapakah yang hilang?
Kemungkinan besar Anda tidak bisa menjawabnya, bukan? Sebab, setiap laptop yang dibeli tidak memiliki identitas yang unik. Selanjutnya, mari kita buat skenario lanjutan sebagai berikut:
Staff purchasing kembali membeli 30 unit laptop baru dengan tipe yang sama. Kebetulan staff purchasing mendapatkan harga yang lebih murah dari harga sebelumnya lewat vendor yang berbeda (PT. Sumber Murah). Laptop dibeli dengan harga Rp9 juta per unit dan staf Anda menerbitkan satu PO untuk total 30 unit.
Ketika 30 unit yang baru diterima dari vendor, staff purchasing kembali menuliskan aset tersebut ke dokumen daftar aset sebelumnya, seperti ini:
Kemudian kembali setelah beberapa bulan setelah pemakaian, terdapat 3 unit laptop dari total 78 unit (sisa 48 unit + 30 unit baru) dilaporkan rusak atau hilang oleh user Anda.
Ketika Anda ingin me-write off aset-aset yang sudah tidak ada dan tidak bisa dipakai lagi, apakah Anda bisa menunjukkan pada data purchasing atau daftar aset, laptop yang dibeli seharga berapa yang harus Anda write off? Apakah laptop yang dibeli dari vendor pertama, atau vendor kedua?
Anda mungkin akan kesulitan untuk menjawabnya. Mengapa? Karena secara fisik laptop-laptop tersebut tidak memiliki identitas yang bisa menjadi sumber informasi bahwa laptop tersebut dibeli dengan 2 dokumen PO yang berbeda.
Tanpa menjelaskan lebih jauh lagi efek dan risiko yang akan terjadi, Anda tentu sepakat bahwa setiap item barang atau aset wajib diberikan nomor identitas per unitnya. Karean itu, jika dibutuhkan audit dan physical check, Anda dapat menunjukkan secara tepat item aset yang dimaksud. Kondisi-kondisi ini hanya bisa diakomodasi jika anda menggunakan sebuah sistem atau aplikasi khusus fixed asset management & tracking.
6. Memudahkan Proses Audit
Meskipun telah melakukan pencatatan fixed asset, kendala tetap akan muncul ketika physical check atau audit lapangan. Pengumpulan data dan rekonsiliasi data fisik aset dan data aset pada catatan mungkin akan sulit dilakukan. Terlebih lagi, jika Anda jarang melakukan audit atau bahkan belum pernah melakukan audit sama sekali.
Pada prinsipnya, pekerjaan audit adalah melakukan inventarisasi aset yang terdaftar dan diakui pada dokumen dan menemukan fisik asetnya di lapangan. Sederhananya, seluruh daftar aset yang selama ini ada di catatan perlu dibuktikan apakah memang ada. Biasanya kondisi yang sering terjadi saat audit atau inventarisasi di lapangan adalah sebagai berikut
- Anda memiliki sejumlah item aset yang tercatat pada dokumen tetapi fisik asetnya tidak dapat ditemukan.
- Anda menemukan fisik item aset di lapangan tetapi item ini tidak pernah terdaftar pada data atau catatan aset Anda.
Untuk itu, alangkah baiknya saat proses inventarisasi dan physical check lapangan, Anda memiliki metode dan langkah kerja yang baik dan ideal. Tujuannya agar hasil audit dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Pada sistem aplikasi fixed asset management & tracking, metode dan langkah kerja inventaris dan physical check telah menjadi bagian cara kerja dari aplikasi ini sehingga Anda tinggal menjalankannya pada aplikasi.
7. Mencegah Pembayaran Pajak dan Asuransi yang Tidak Sesuai
Pembayaran pajak dan asuransi sangat erat kaitannya dengan fixed asset yang Anda miliki. Pada pembayaran pajak, jumlah nominal pembayaran pajak badan dipengaruhi oleh laba rugi yang dimiliki perusahaan setiap tahunnya.
Seperti yang kita ketahui, fixed asset mengalami penyusutan nilai atau depresiasi. Beban penyusutan yang bertambah akan menyebabkan berkurangnya laba yang diterima oleh perusahaan sehingga beban pajak yang ditanggung perusahaan menjadi lebih kecil.
Sementara itu, untuk asuransi, ada beberapa perusahaan yang mengasuransikan fixed asset yang mereka miliki. Makin banyak dan besar nilai aset yang mereka miliki maka makin besar premi asuransi yang harus mereka bayar ke pihak asuransi. Karena itu, penting untuk memastikan jumlah dan nilai dari aset Anda yang sebenarnya selalu ter-update.
Jika masih ada aset-aset yang terdaftar tetapi secara fisik sudah tidak ada atau rusak, sebaiknya segera dikeluarkan. Jika tidak, ini akan menambah berat beban premi yang harus dibayar karena adanya aset ‘hantu’.
Lalu, bagaimana mengetahui aset-aset ‘hantu’ di atas? Anda harus melakukan physical check atau stock opname secara berkala. Pada software fixed asset management & tracking yang lengkap, proses stock opname dapat Anda lakukan kapan saja dengan mudah dan cepat.
8. Memudahkan Pembuatan Laporan Keuangan yang Diakui dan Kredibel
Dalam aktivitas bisnisnya, sebuah perusahaan perlu melakukan ekspansi dan pengembangan bisnis sebagai bagian dari usaha pertumbuhan. Dalam aktivitas ekonomi tersebut, sebuah perusahaan atau seorang investor kerap melakukan pembelian, merger, menjual entitas bisnis ke pihak lain, atau bahkan pengajuan modal ke pihak bank.
Untuk menunjang kegiatan tersebut, memiliki laporan keuangan yang kredibel, akuntabel, dan di-audit menjadi sangat krusial. Laporan keuangan adalah tolok ukur dari pertumbuhan perusahaan. Apakah perusahaan mengalami pertumbuhan ekonomi yang baik atau tidak. Oleh sebab itu, laporan keuangan yang kredibel adalah hal yang paling dibutuhkan oleh calon investor, bank, dan partner bisnis Anda.
Laporan aktiva atau aset perusahaan pada neraca keuangan kerap jadi bagian yang paling penting dan paling sering dilihat oleh pihak yang berkepentingan. Investor atau bank misalnya, tidak akan langsung percaya dengan laporan aset yang Anda buat tanpa melalui audit oleh pihak ketiga. Bahkan, dengan sistem atau aplikasi yang canggih sekalipun, catatan aset Anda masih bisa diragukan kebenarannya.
Lalu, apa yang bisa membuktikannya? Pembuktian baru bisa dilakukan jika Anda telah melakukan audit fisik, appraisal, dan menggunakan sistem pencatatan fixed asset yang mampu melakukan tracking atas fisik aset yang ada di lapangan. Prosedur ini harus dilakukan secara benar dan mengikuti kaidah dan prosedur yang ada.
Jadi, apakah aplikasi yang Anda pakai telah memenuhi kaidah audit fixed asset yang sebenarnya? Atau apakah ERP dan software yang Anda gunakan hanya sekedar aplikasi pencatatan saja?
9. Memudahkan Pencatatan Dan Pemantauan Aktivitas Aset yang Tinggi
Dari beberapa kategori aset yang dimiliki perusahaan, tools dan perlengkapan adalah salah satunya. Sebagai perlengkapan pendukung operasional perusahaan, tools dan perlengkapan sangat sering berpindah-pindah, baik berpindah tempat atau berpindah user.
Melakukan update informasi dari aset yang sering berpindah-pindah tentunya membutuhkan disiplin dan kecermatan. Jika Anda menggunakan file Excel, berarti Anda harus bolak balik mengubah atau mengisi informasi baru ke daftar aset agar catatan tetap ter-update. Jika item aset Anda jumlahnya ratusan hingga ribuan, ini tentu akan sangat sulit untuk dilakukan.
Sekali saja Anda lupa melakukan update informasi dari aktivitas aset, maka Anda akan sulit melacak keberadaan aset tersebut setelahnya. Selanjutnya, histori dari pemakaian aset juga menjadi tidak lengkap.
Dengan memiliki aplikasi yang bisa bekerja secara otomatis dan mudah dengan melakukan update informasi yang bervariasi ke pusat data, maka Anda bisa mengetahui letak keberadaan terakhir aset Anda, siapa yang menggunakannya terakhir kali, atau aktivitas maintenance apa saja yang pernah dilakukan.
Cara kerja seperti ini hanya dapat Anda peroleh jika menggunakan software fixed asset management & tracking.
10. Meminimalisasi Waktu dan Sumber Daya yang Dibutuhkan Saat Audit Internal
Stock opname, inventarisasi, physical check, atau audit adalah pekerjaan paling berat dalam pengelolaan inventory dan fixed asset. Bahkan, sebuah perusahaan rela untuk mengeluarkan biaya yang tidak sedikit dengan menyerahkan tugas ini ke pihak ketiga. Ini disebabkan oleh besar sumber daya yang dibutuhkan dalam proses audit fixed asset, baik sumber daya personel maupun waktu.
Pekerjaan ini meliputi pekerjaan inventarisasi kembali aset-aset yang pernah dimiliki dan diakui. Biasanya ini dilakukan dengan menelusuri dokumen-dokumen pembelian aset sebelumnya dan mencocokkannya dengan fisik aset yang di lapangan satu persatu. Penelusuran aset inilah yang biasanya menyita waktu dan tenaga yang sangat besar.
Kenyataannya di lapangan, tidak semua aset bisa ditemukan dengan mudah. Anda juga tidak bisa dengan cepat menyimpulkan bahwa aset tersebut hilang sampai semua aset dan lokasi ditelusuri satu per satu.
Selain itu, selain pekerjaan physical check ke lapangan, Anda juga masih harus melakukan rekonsiliasi data antara data yang sebelumnya dengan hasil audit yang baru. Ini memakan waktu yang tidak sebentar.
Dengan menggunakan aplikasi fixed asset tracking, pekerjaan inventarisasi atau physical check akan jauh lebih mudah dan efisien. Pekerjaan ini dapat diselesaikan lewat aplikasi fixed asset tracking karena proses audit dan verifikasi aset antara fisik dan data dilakukan secara sistematis menggunakan barcode reader. Selanjutnya, hasil verifikasi ini langsung dikumpulkan dalam bentuk report data yang telah terekonsiliasi.
Itulah beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan memiliki aplikasi fixed asset management. Dengan melihat beberapa contoh kasus di atas, pemilihan aplikasi fixed asset tracking yang lengkap tentu akan sangat menguntungkan Anda secara jangka panjang. Untuk mengetahui fitur-fitur yang biasanya terdapat dalam software management dan tracking asset, silakan klik di sini.