Apa yang dimaksud dengan inventarisasi aset? Bagaimana prosedur ini dilakukan dan apa manfaatnya bagi perusahaan?
Dalam artikel sebelumnya, kita sudah membahas tentang apa itu stock opname. Dalam artikel ini, kita akan membahas mengenai inventarisasi aset dan manfaatnya bagi perusahaan.
Seperti yang kita ketahui, inventarisasi aset bukanlah sesuatu yang mudah untuk dilakukan. Terlebih lagi, jika aset yang akan diinventarisasi termasuk ke dalam aset fast moving dengan pergerakan yang cepat. Tidak hanya berpindah lokasi, fast moving asset kerap berpindah dari departemen yang satu, ke departemen lain, berganti person in charge, cabang, dan lain sebagainya.
Inventarisasi juga akan memakan waktu lebih lama jika catatan yang dimiliki oleh perusahaan tidak up-to-date dengan kondisi aktual dari fixed asset terkait. Ini akan berdampak pada sulitnya mencocokkan data antara fixed asset dengan seluruh aset yang dimiliki oleh perusahaan.
Inventarisasi aset adalah hal yang wajib dilakukan, apalagi jika perusahaan tersebut ingin mencari investor atau melakukan IPO (go public). Dalam situasi ini, perusahaan wajib melaporkan secara real-time aset apa saja yang mereka miliki.
Apa Itu Inventarisasi Aset?
Inventarisasi aset adalah proses mengidentifikasi, mencatat, dan melacak semua aset yang dimiliki oleh suatu entitas, baik itu perusahaan, organisasi, maupun individu. Proses ini melibatkan pengumpulan informasi detail tentang aset yang dimiliki, termasuk deskripsi, jumlah, nilai, lokasi, dan kondisi aset tersebut.
Aset yang dimaksud mencakup berbagai jenis aset mulai dari aset yang berwujud seperti bangunan dan peralatan sampai aset yang tidak berwujud seperti kekayaan intelektual.
Inventarisasi aset atau asset inventory sendiri berasal dari dua kata yakni ‘inventaris’ dan ‘aset’.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), inventarisasi merupakan proses pencatatan atau pendaftaran barang-barang yang dimiliki oleh sebuah sekolah, kantor, rumah tangga, dan lain sebagainya, yang digunakan untuk melakukan kegiatan operasionalnya.
Sementara itu, aset menurut KBBI adalah sesuatu yang memiliki nilai tukar atau modal kekayaan yang dimiliki oleh perusahaan. Jadi, bisa disimpulkan bahwa inventarisasi aset adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan untuk mencatat dan mendata untuk menghasilkan data aset. Aset yang dimaksud termasuk aset yang berwujud maupun tidak berwujud yang digunakan sebagai modal, kekayaan, serta alat penunjang aktivitas perusahaan.
Tahapan dalam Inventarisasi Aset
Pada dasarnya, tahapan dan prosedur yang dilakukan dalam inventarisasi aset tergantung kebijakan dan standar operasional dari masing-masing perusahaan. Namun berdasarkan pengalaman VemaFATS yang berkecimpung dalam dunia pengelolaan fixed asset serta fixed asset tracking, secara garis besar tahapan dari inventarisasi aset adalah sebagai berikut:
Tahap Persiapan
Dalam tahapan ini, Anda perlu mengumpulkan data catatan aset yang terakhir yang akan dijadikan sebagai acuan dalam inventarisasi aset. Data tersebut kemudian di-mapping berdasarkan lokasi atau departemen, kemudian dipisahkan sesuai dengan kondisinya. Untuk memudahkan prosedur, bentuk tim khusus untuk melakukan inventarisasi tersebut.
Tahap Eksekusi
Jika semua proses dalam tahapan persiapan sudah dilengkapi dan dilaksanakan, maka eksekusi bisa dilakukan. Eksekusi adalah tahapan yang membutuhkan waktu paling lama. Makin banyak aset yang akan diinventarisasi, makin panjang waktu yang dibutuhkan. Keakuratan data acuan serta luas persebaran aset juga ikut berpengaruh pada berapa lama durasi dan seberapa sulit inventarisasi dilakukan.
Tahap Rekonsiliasi Data
Jika tim yang ditugaskan sudah selesai melakukan inventarisasi seluruh aset yang ada, maka langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah rekonsiliasi (reconcile) serta meng-update data acuan. Rekonsiliasi dilakukan dengan cara membandingkan antara data acuan dengan hasil inventarisasi yang baru.
Dengan rekonsiliasi, Anda bisa membandingkan aset mana yang sudah terpakai, hilang, atau yang digunakan sebagai backup. Anda juga bisa mengetahui aset mana yang sudah rusak dan mana yang kondisinya masih bagus. Hasilnya, Anda mendapatkan data fixed asset terkini yang sudah diperbarui.
Manfaat Inventarisasi Aset untuk Perusahaan
Melakukan kegiatan inventarisasi aset secara rutin dan terjadwal memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Manfaat yang paling utama dari inventarisasi aset adalah keakuratan dalam pencatatan fisik aset-aset yang dibeli dan digunakan serta lokasi-lokasi aset berada. Selain itu, manfaat lain yang bisa Anda dapatkan antara lain:
Memudahkan Perusahaan untuk Mengelola Keuangan
Dengan melakukan inventarisasi aset, Anda bisa memiliki gambaran tentang aset yang dimiliki termasuk nilai dan kondisinya. Dengan pemahaman mendalam terkait aset, keputusan keuangan yang lebih baik bisa diambil. Misalnya:
- Apakah pembelian aset baru dibutuhkan?
- Apakah ada aset yang membutuhkan maintenance?
- Apakah ada aset yang bisa dijual karena tidak digunakan lagi?
- Apakah ada aset yang harus di-write off karena rusak?
Membantu Perusahaan dalam Mengelola Risiko
Kehilangan atau kerusakan aset bisa dilacak dengan melakukan inventarisasi aset. Lewat pelacakan dan pencatatan setiap aset yang dimiliki, perusahaan bisa memberikan perlindungan yang tepat. Misalnya dengan menggunakan asuransi untuk melindungi aset yang berharga. Inventariasi juga memungkinkan pemantauan untuk mencegah risiko seperti kehilangan atau pencurian aset.
Menghemat Pengeluaran Perusahaan
Dengan mengetahui jumlah serta nilai aset yang dimiliki, perusahaan bisa menghindari pembelian ganda atau pengadaan aset yang tidak perlu. Anda juga bisa dengan mudah mengidentifkkasi aset yang tidak digunakan secara efektif atau sudah tidak bisa digunakan lagi.
Selain itu, mengetahui kondisi terkini aset yang dimiliki juga akan membantu perusahaan dalam mengalokasikan anggaran terkait perbaikan, pemeliharaan atau pembelian aset baru.
Proses inventarisasi tentu memiliki sejumlah kendala dan tantangan, apalagi waktu yang dibutuhkan juga tidak sebentar. Karena itulah, VemaFATS sebagai software fixed asset management and tracking hadir sebagai solusi untuk memudahkan proses inventarisasi di perusahaan Anda. Dengan menggunakan VemaFATS, aktivitas inventarisasi bisa berjalan dengan lebih mudah, cepat dan efisien.
VemaFATS tersedia dalam dua format yakni berbasis web dan Android. Untuk memudahkan Anda, kedua sistem dapat saling terintegrasi.
Memanfaatkan teknologi barcode, aplikasi Android dapat di-install di ponsel maupun scanner barcode yang berfungsi sebagai alat scan aset. Anda tinggal memindai barcode yang tertempel pada masing-masing aset untuk mendapatkan informasi real-time terkait aset tersebut.
Material label yang digunakan VemaFATS menggunakan bahan khusus yang tahan dalam kondisi ekstrem termasuk saat terkena hujan atau panas. Jika Anda tertarik untuk mencoba produk kami, hubungi halaman kontak untuk demo atau cek brosur kami untuk informasi selengkapnya.