Hingga hari ini, Microsoft Excel masih menjadi alat favorit banyak perusahaan untuk mencatat data aset. Mulai dari nama aset, jenis, lokasi, hingga nilai aset, semuanya dimasukkan secara manual ke dalam kolom dan baris Excel.
Namun, seiring berkembangnya perusahaan dan meningkatnya jumlah aset, Excel semakin tidak mampu memenuhi kebutuhan pencatatan, pelacakan, dan pembaruan data aset secara akurat dan real-time. Di sinilah perusahaan membutuhkan software asset management atau aplikasi asset management yang jauh lebih modern, efisien, dan aman.
Artikel ini membahas 7 kerugian besar menggunakan Excel sebagai dokumen pencatatan fixed asset, serta mengapa perusahaan sangat membutuhkan asset management system untuk pengelolaan aset yang lebih baik.
1. Semua Data Harus Diinput Manual (Rawan Error & Memakan Waktu)
Menggunakan Excel berarti setiap informasi aset harus diketik satu per satu. Ketika ada:
-
perpindahan aset,
-
perubahan kondisi,
-
pergantian pengguna,
-
atau penambahan data baru,
maka Anda harus mengupdate file Excel secara manual.
Jika aset perusahaan jumlahnya ratusan hingga ribuan, proses manual entry ini:
❌ memakan waktu
❌ tidak efisien
❌ sangat berpotensi salah input
❌ rentan kehilangan data
Sementara asset management software mampu mengumpulkan data secara otomatis melalui barcode, RFID, atau mobile scanning.
2. Rawan Salah Ketik dan Data Hilang
Kesalahan kecil seperti:
-
angka salah ketik,
-
kolom terhapus,
-
formula error,
-
copy–paste yang keliru
dapat berdampak pada keseluruhan data aset.
Masalah semakin besar ketika file Excel dipakai banyak orang atau sering dibuka-tutup.
Aplikasi asset management memiliki fitur:
✔ validasi data
✔ user access control
✔ backup otomatis
✔ pengeditan yang terstruktur
…yang membuat data aset jauh lebih akurat daripada Excel.
3. Tidak Ada Histori Perubahan Data (Tanpa Log Activity)
Excel tidak menyediakan:
-
histori siapa yang mengubah data
-
kapan perubahan dilakukan
-
apa yang diubah
Jika terjadi kesalahan, Anda harus mencari sel demi sel secara manual.
Dalam software asset management, terdapat:
✔ audit trail
✔ riwayat perubahan
✔ log aktivitas pengguna
Sehingga setiap perubahan dapat dilacak dan dipertanggungjawabkan.
4. Tidak Ada Notifikasi Maintenance Aset
Banyak aset seperti:
-
mesin,
-
kendaraan operasional,
-
perangkat elektronik
memerlukan perawatan berkala agar awet dan tidak cepat rusak.
Excel tidak dapat memberikan:
❌ pengingat maintenance
❌ jadwal servis otomatis
❌ notifikasi perbaikan
Akhirnya perusahaan sering terlambat melakukan perawatan, dan biaya perbaikan menjadi jauh lebih mahal.
Aplikasi asset management memiliki:
✔ fitur maintenance schedule
✔ notifikasi otomatis
✔ pemantauan kondisi aset
yang memastikan aset selalu dalam performa optimal.
5. Sulit Digunakan Bersama (Tidak Real-Time & Tidak Multiuser)
Excel tradisional bersifat offline, sehingga:
-
sulit dipakai banyak user
-
rawan konflik file (overwrite)
-
tidak real-time
-
perlu dikirim bolak-balik via email atau WhatsApp
Meski Excel versi online (Office 365) sudah tersedia, pengguna harus membeli lisensi tambahan tiap tahun.
Sementara asset management system seperti VemaFATS:
✔ cloud-based
✔ multiuser
✔ real-time update
✔ database terpusat
…menjadikan kolaborasi jauh lebih cepat dan efisien.
6. Data Tidak Akurat dan Tidak Sesuai Kondisi Lapangan
Walaupun Excel berisi data lengkap, datanya sering:
❌ tidak sesuai kondisi fisik aset
❌ tidak update jika aset rusak/hilang
❌ tidak mencatat perpindahan aset
❌ tidak mencatat user terakhir
❌ tidak memiliki identifikasi unik
Akibatnya laporan aset menjadi tidak kredibel, terutama untuk keperluan:
-
audit
-
laporan keuangan
-
depresiasi
-
asuransi
-
perpajakan
Asset management software memastikan data selalu akurat melalui:
✔ barcode / RFID tracking
✔ mobile scanning
✔ physical check digital
✔ rekonsiliasi otomatis
7. Rekonsiliasi Data Sangat Lama dan Melelahkan
Pada akhir tahun atau saat audit, perusahaan harus:
-
mencocokkan data Excel dengan kondisi fisik
-
menemukan aset yang hilang
-
menyesuaikan data yang salah
-
menambahkan aset baru
Rekonsiliasi manual antara dua file Excel (data lama dan hasil physical check) sangat memakan waktu.
Dengan aplikasi asset management, rekonsiliasi dapat dilakukan otomatis:
✔ scan barcode → perbandingan otomatis
✔ laporan hasil audit langsung tersedia
✔ tanda aset hilang/rusak tampil otomatis
Hasilnya audit yang biasanya makan waktu berhari-hari dapat selesai dalam hitungan jam.
• Kesimpulan: Excel Tidak Lagi Cukup untuk Manajemen Aset Modern
Excel mungkin cukup untuk pencatatan sederhana. Namun untuk perusahaan yang memiliki banyak aset, membutuhkan kontrol real-time, dan membutuhkan data akurat untuk audit, Excel sangat tidak memadai.
Untuk itu perusahaan membutuhkan:
– Software Asset Management
– Aplikasi Asset Management
– Asset Management System
Seperti VemaFATS, yang menawarkan:
-
pelacakan aset berbasis barcode & RFID
-
audit aset otomatis
-
database cloud & multiuser
-
log aktivitas lengkap
-
laporan depresiasi
-
notifikasi maintenance
-
manajemen aset dari web + android
Dengan sistem yang tepat, perusahaan dapat:
✔ mengurangi kerugian aset
✔ meningkatkan efisiensi kerja
✔ memperkuat laporan keuangan
✔ mempercepat audit aset
✔ menghemat biaya operasional
👉 Hubungi VemaFATS sekarang untuk konsultasi dan demo gratis cara mengelola aset tetap secara digital dan efisien!