Setiap perusahaan, baik bisnis maupun organisasi non-profit, memiliki aset yang harus dikelola dan dijaga keberadaannya. Terutama fixed asset (aset tetap), seperti mesin, kendaraan, komputer, hingga peralatan operasional yang memiliki nilai besar dan umur pemakaian panjang. Tanpa sistem pengelolaan dan pelacakan aset (tracking aset) yang baik, perusahaan akan menghadapi risiko seperti kehilangan aset, kesalahan pencatatan, biaya pemeliharaan yang membengkak, hingga laporan audit yang tidak akurat.
Di sinilah fixed asset tracking berperan penting. Artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu fixed asset tracking, bagaimana cara kerjanya, teknologi yang digunakan, serta manfaatnya dalam pengelolaan dan audit aset perusahaan.
• Apa Itu Fixed Asset Tracking?
Fixed asset tracking adalah proses melacak, mengidentifikasi, dan memantau setiap item aset tetap perusahaan menggunakan metode identifikasi tertentu seperti barcode, QR code, RFID, BLE, atau GPS.
Melalui pelacakan aset ini, perusahaan dapat mengetahui:
-
Lokasi aset saat ini
-
Kondisi fisik dan status pemakaian
-
Siapa PIC (penanggung jawab) pengguna terakhir
-
Aset yang hilang, rusak, atau tidak digunakan
-
Aset yang membutuhkan maintenance
-
Aset mana yang wajib dilakukan audit
Sederhananya, fixed asset tracking memastikan setiap aset dapat dibuktikan keberadaannya secara fisik dan datanya selalu akurat.
• Mengapa Tracking Aset Itu Penting?
Tracking aset sangat penting karena:
✔ Menghindari aset hilang atau tidak ditemukan
Tanpa identitas unik, perusahaan tidak dapat membuktikan keberadaan setiap aset.
✔ Mempercepat audit aset
Tracking membuat proses physical check menjadi cepat dan akurat.
✔ Menurunkan biaya operasional
Mencegah pembelian aset baru yang tidak perlu akibat aset hilang atau tidak tercatat.
✔ Memperpanjang umur aset
Sistem tracking membantu perusahaan melakukan maintenance tepat waktu.
✔ Membuat laporan aset lebih kredibel
Data aset yang akurat sangat penting untuk audit, laporan pajak, dan kebutuhan finansial.
• Informasi Apa Saja yang Didapat dari Fixed Asset Tracking?
Dengan sistem pelacakan aset, perusahaan dapat memonitor:
-
Lokasi aset real-time
-
Kondisi fisik aset
-
Status aset (aktif, idle, rusak, perbaikan)
-
Riwayat pemakaian dan perpindahan
-
Jadwal perawatan
-
Nilai depresiasi aset
-
Bukti fisik untuk audit
Tracking aset bukan hanya tentang mengetahui lokasi, tetapi juga memberikan kontrol penuh pada siklus hidup aset.
• Teknologi dalam Fixed Asset Tracking (AIDC / Auto-ID)
Teknologi untuk pelacakan aset dikenal sebagai Auto Identification Data Capture (AIDC). Berikut teknologi yang paling sering digunakan:
1. Barcode Labeling
Metode paling populer dan ekonomis.
Kelebihan:
-
Biaya murah
-
Mudah digunakan
-
Cepat dan akurat
-
Cocok untuk fixed asset skala besar
Aset diberi kode unik (ID) yang dikonversi menjadi barcode lalu ditempel pada fisik aset. Proses tracking dilakukan dengan barcode scanner atau smartphone yang terhubung dengan sistem.
2. QR Code
Memiliki kapasitas data lebih besar dibanding barcode.
Manfaat QR code untuk tracking aset:
-
Menyimpan informasi detail (tanggal, lokasi, ID unik)
-
Mudah dipindai
-
Cocok untuk aset yang membutuhkan data tambahan
QR code juga sering digunakan pada perusahaan yang membutuhkan proses pelacakan cepat.
3. RFID (Radio Frequency Identification)
Metode canggih menggunakan gelombang radio.
Kelebihan RFID:
-
Tidak perlu line of sight (tidak harus diarahkan ke tag)
-
Jangkauan scanning lebih jauh
-
Proses pelacakan lebih cepat
-
Tingkat keamanan lebih tinggi
Sangat cocok untuk aset bernilai tinggi seperti di industri kesehatan, gudang besar, hotel, dan manufaktur.
4. GPS Tracking
Digunakan untuk aset yang sering berpindah lokasi.
Contoh penggunaan GPS tracking:
-
Kendaraan operasional
-
Alat berat di proyek
-
Peralatan sewa atau profesional service
GPS membantu memantau pergerakan aset secara real-time.
5. BLE (Bluetooth Low Energy)
Digunakan untuk area indoor atau aset yang membutuhkan monitoring jarak dekat.
BLE memancarkan sinyal (beacon) yang dibaca oleh perangkat penerima.
6. NFC Tagging
Metode modern yang sangat aman dan cepat.
Cocok untuk aset yang memerlukan tingkat keamanan tinggi, tetapi biaya implementasinya lebih mahal.
• Bagaimana Cara Kerja Fixed Asset Tracking?
1. Aset Diberi Identitas Unik
Format ID aset bisa berupa:
-
Angka
-
Huruf
-
Kombinasi keduanya
Contoh:AB12345-6789-00
Setiap unit aset, meskipun sama tipenya, tetap mendapat ID unik.
Misalnya, 10 laptop Dell identik → masing-masing mendapat nomor berbeda.
2. ID Dikodekan Menjadi Barcode / RFID Tag / QR Code
Label ditempelkan ke fisik aset.
3. Aset Dipindai (Scan) Menggunakan Perangkat Tracking
-
Barcode scanner
-
RFID reader
-
Smartphone
-
Aplikasi asset tracking
Hasil scan akan:
✔ mengidentifikasi aset
✔ menampilkan data lengkap
✔ mencatat posisi, status, dan histori
4. Sistem Membuat Database Aset
Aplikasi fixed asset tracking juga berfungsi sebagai:
-
sistem pencatatan aset
-
perhitungan depresiasi
-
pengingat maintenance
-
laporan audit
-
rekonsiliasi aset saat stock opname
• Peran Fixed Asset Tracking dalam Audit Aset
Audit aset mengharuskan perusahaan membuktikan keberadaan setiap aset yang tercatat. Tanpa sistem tracking:
❌ banyak aset tidak ditemukan
❌ data pencatatan tidak sesuai kondisi fisik
❌ proses audit memakan waktu lama
❌ hasil audit berpotensi tidak akurat
Dengan sistem tracking:
✔ audit menjadi lebih cepat
✔ hasil lebih kredibel
✔ proses rekonsiliasi otomatis
✔ menghilangkan aset “hantu” (tercatat tapi tidak ada fisiknya)
• Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Software Asset Tracking?
✔ Aset bernilai tinggi lebih aman
✔ Penyusutan & laporan aset lebih akurat
✔ Memudahkan tim auditor internal & eksternal
✔ Memudahkan physical check di lapangan
✔ Menghindari kesalahan manusia (human error)
✔ Mendukung sistem manajemen aset modern
Sistem terbaik untuk perusahaan modern adalah VemaFATS, yang menyediakan:
-
Web & mobile app
-
Barcode/QR scanning
-
RFID integration
-
Audit & stock opname digital
-
Tracking lokasi & PIC
-
Pengelolaan nilai dan depresiasi
– Kesimpulan
Fixed asset tracking adalah kunci untuk menjaga aset tetap perusahaan tetap dalam kontrol, mudah ditemukan, terawat, dan tercatat dengan benar. Dengan teknologi AIDC seperti barcode, QR code, RFID, GPS, dan BLE, perusahaan dapat memantau setiap aset secara akurat dan real-time.
Tracking aset yang tepat membantu perusahaan:
✔ menghindari kehilangan
✔ mempermudah audit aset
✔ menekan biaya operasional
✔ meningkatkan efisiensi kerja
✔ memperkuat laporan keuangan
Untuk pelacakan aset yang lebih efektif, cepat, dan modern, gunakan sistem VemaFATS Fixed Asset Management & Tracking.