Apa itu fixed asset tracking ?

Fixed Asset Tracking merujuk kepada metode atau cara dalam melakukan tracking pada item-item fixed asset.

Cara yang biasa digunakan dalam sistem fixed asset tracking adalah dengan menempelkan label barcode sebagai identitas barang, kemudian dikenali oleh sistem dengan cara men scan label yang ditempel oleh barcode scanner atau dengan cara lain yaitu dengan menggunakan tag rfid yang akan memancarkan sinyal berisi kode sebagai identitas item-item fixed asset tersebut.

Kenapa kita melakukan tracking fixed asset dan apa manfaatnya ? anda dapat membacanya pada artikel sebelumnya, sedangkan pada tulisan kali ini kita akan membahas apa saja metode dan teknologi yang bisa kita gunakan dan  bagaimana cara kerja nya.

Teknologi yang biasa digunakan dalam tracking fixed asset atau inventory biasanya dinamakan teknologi Auto ID (Auto Identification) atau ada juga menyebutnya dengan istilah AIDC (Automatic Identification Data Capture).

Apa saja yang termasuk dalam teknologi ini ? Cukup banyak. Seperti Barcode, RFID, Smart Card, Biometric dan Magnetic Stripe

Dan dari jenis teknologi Auto ID diatas yang sering digunakan untuk sistem fixed asset tracking adalah Barcode dan RFID. Untuk pembahasan mendalam mengenai barcode dan rfid itu sendiri dapat anda baca pada artikel barcode dan rfid ini.

Bagaimana cara kerjanya ?

Pertama akan kita bahas bagaimana cara kerja sistem fixed asset tracking menggunakan Barcode.

Dengan barcode artinya setiap fixed asset yang kita miliki akan kita beri identitas yang kemudian dicetak dalam bentuk label barcode dan di tempel pada fisik aset.

Identitas dalam bentuk seperti apa ? Biasanya berbentuk nomor ID yang terdiri dari karakter angka dan huruf atau campuran keduanya. Dan nomor atau kode ID ini di konversikan menjadi barcode. Apakah nomor ID ini memiliki arti ? Bisa saja atau hanya sebuah angka yang urut / running number tanpa memiliki arti apa-apa.

Seperti apa formatnya ? bebas. Anda bebas memberikan format yang dibutuhkan dengan jumlah karakter yang tidak dibatasi. Misal formatnya seperti ini   “ AB12345-6789-0 “

Syaratnya, kode tersebut bersifat unik. Artinya setiap item yang akan anda berikan kode ID maka akan mendapatkan kode ID yang berbeda satu sama lain. Bahkan untuk item barang yang sama sekalipun. Anda tahu serial number ? kira-kira seperti itu kode ID yang unik.

Jadi contohnya seperti ini. 10 unit laptop Dell tipe inspiron 5437 dimana 10 unit laptop tersebut adalah unit laptop dengan tipe dan spesifikasi yang sama persis. Maka masing-masing laptop akan diberikan dengan kode ID yang berbeda. Prinsip serial number juga seperti ini.

Dari sini anda cukup jelas ? baiklah kita lanjutkan.

Lalu kenapa identitas fixed asset tersebut tidak menggunakan namanya saja, toh setiap fixed asset pasti punya nama dan deskripsi. Bisa saja. Namun akan lebih rapi jika kita buatkan sebuah kode yang tidak perlu banyak menggunakan karakter huruf atau angka dan jika daftar fixed asset anda tersusun dalam spreadsheet maka akan tersusun lebih rapi dan urut. Lagi pula kode ID tersebut akan di konversikan menjadi barcode dan yang mengenali dan mambacanya adalah barcode scanner.

Setelah selesai melakukan penempelan label yang berisi kode ID dalam bentuk barcode, selanjutnya sistem akan mengenali item-item fixed asset tersebut kapan pun anda ingin melakukan penelusuran dan identifikasi. Hanya dengan melakukan scan barcode menggunakan barcode scanner yang terhubung dengan aplikasi fixed asset tracking.

Dan sebuah aplikasi fixed asset tracking biasanya juga berfungsi sebagai media pencatatan aset, menghitung nilai depresiasi dll.

asset tracking

Lalu bagaimana cara kerja sistem fixed asset tracking menggunakan RFID ?

Cara kerja sistem ini sama jika menggunakan barcode, perbedaannya dengan metode RFID maka label barcode akan digantikan oleh tag atau label RFID. Konsep pemberian identitas dalam bentuk kode ID tetap sama hanya saja saat penelusuran dan identifikasi akan menggunakan barcode scanner yang memiliki modul RFID atau menggunakan RFID receiver.

Dan antara kedua teknologi ini, RFID memiliki cara kerja lebih cepat dari pada barcode namun sedikit mahal dalam implementasinya.

Dengan menjalankan sistem fixed asset tracking ini maka syarat audit laporan keuangan atas daftar fixed asset yang dimiliki oleh sebuah perusahaan dapat terpenuhi.